「ホームページを作ったものの、お知らせが何か月も前のまま」「更新のたびに制作会社へ依頼するのは手間がかかる」。そんな悩みを感じている中小企業の経営者や担当者の方もいるのではないでしょうか。ホームページの更新を自社で行えるようになれば、伝えたい情報をタイミングよく発信でき、会社の「今」をお客さまに届けやすくなります。
この記事では、ホームページの更新を自社で行うために必要な準備、更新したい内容の優先順位、担当者が迷わないための運用ルール、安全に続けるための注意点までを分かりやすく解説します。これから自社での運用を始めたい方は、ぜひ参考にしてください。
ホームページの更新を自社で行うメリット
ホームページは、公開して終わりではありません。情報が古いままだと、訪れた人に「この会社は今も営業しているのだろうか」と不安を与えてしまうかもしれません。自社で更新できる体制を整えた場合の主なメリットは、次のとおりです。
- 情報をすぐに届けられる：休業日の案内や新サービスの告知を、必要なときに掲載できる
- 会社の雰囲気が伝わる：日々の取り組みやスタッフの様子を発信し、親しみや信頼につなげられる
- 社内にノウハウがたまる：どんな情報が読まれるのかを自分たちで考える習慣がつく
- 依頼の手間が減る：文章や写真の差し替え程度なら、社内で完結できる
一方で、デザインの大きな変更やページ構成の見直しなど、専門的な作業は制作会社に任せたほうが安心な場面もあります。「自社でやること」と「プロに頼むこと」を分けて考えるのが、無理なく続けるコツです。
自社で更新するために準備しておきたいこと
更新しやすい仕組み（CMS）を確認する
自社で更新するには、専門知識がなくても文章や画像を編集できる仕組みが欠かせません。こうした仕組みをCMS（コンテンツマネジメントシステム）と呼び、代表的なものにWordPressがあります。CMSで作られたホームページなら、管理画面からブログを書く感覚でお知らせなどを更新できます。まずは自社のホームページがどの仕組みで作られているのか、どのページを自分たちで編集できるのかを確認しましょう。
管理画面のログイン情報を整理する
「前任者しかパスワードを知らない」という状態は、更新が止まる原因になりがちです。管理画面のURL、ログイン用のIDとパスワード、サーバーやドメインの契約情報を一覧にまとめ、社内の決まった場所で安全に保管しておきます。担当者ごとにアカウントを分けておくと、誰がいつ更新したのか分かりやすくなります。
写真や文章の素材を集めておく
更新が続かない理由の一つに「載せるネタや写真がない」ことがあります。日頃から現場の写真を撮っておく、よくある質問をメモしておくなど、素材をためておく習慣をつけると、更新のハードルがぐっと下がります。
優先して更新したい内容と目安
すべてのページをこまめに更新する必要はありません。お客さまにとって重要度が高い情報から、優先して見直しましょう。
| 更新する内容 | 目安のタイミング | ポイント |
|---|---|---|
| 営業時間・休業日 | 変更があったとき | 古い情報は信頼を損ねやすい |
| お知らせ | 月に1回程度から | 無理のない頻度で続ける |
| サービス内容 | 内容が変わったとき | 現状と合っているか確認 |
| 会社概要 | 年に1回は確認 | 所在地や代表者などを点検 |
| 採用情報 | 募集のたびに | 募集終了後は表示を整理 |
お知らせやブログは、頻度よりも「続けること」が大切です。はじめは月に1回程度など、無理のないペースから始めてみましょう。検索で見つけてもらうための基本は、関連記事「SEO対策は中小企業の自社でもできる｜今日から始める基本7項目」でも紹介しています。
更新が止まらない運用ルールの作り方
自社での更新がうまくいくかどうかは、ツールよりも「ルール」で決まります。次の手順で、社内の運用ルールを決めておきましょう。
- 担当者を決める：メインの担当者と、不在時に代わりを務める人を決めておく
- 更新の流れを決める：原稿作成、確認、公開までの手順と、最終確認をする人を明確にする
- スケジュールを決める：「毎月第1週にお知らせを1本」など、具体的な予定に落とし込む
- 書き方の基準をそろえる：表記のルールや写真のサイズ、文章のトーンを簡単にまとめておく
- 振り返りの場を持つ：数か月に1回、更新した内容や反応を見直し、次の改善につなげる
特に「誰が最終確認をするのか」を決めておくと、誤字や掲載ミスを防ぎやすくなります。公開前には、パソコンだけでなくスマートフォンでも表示を確認しておくと安心です。
自社で更新するときの注意点
セキュリティ対策を忘れない
CMSを使ったホームページは、IDやパスワードの悪用やソフトウェアの脆弱性を突いた不正アクセス、改ざんの被害にあうおそれがあります。警察などの公的機関も、管理者のIDとパスワードを適切に管理すること、ソフトウェアの脆弱性情報を確認して最新の状態に保つことなどを呼びかけています。
- 推測されにくいパスワードを設定し、使い回さない
- CMS本体やプラグインの更新通知を放置しない
- 大きな更新の前にはバックアップを取っておく
- 使っていないアカウントやプラグインは整理する
更新作業の進め方に不安がある場合は、無理に自社だけで対応せず、制作会社や保守の担当者に相談しましょう。
著作権や肖像権に配慮する
インターネット上で見つけた画像や文章を、許可なく使うことは避けましょう。スタッフやお客さまの写真を掲載する場合は、事前に本人の了承を得ておくことが大切です。判断に迷うときは、専門家に確認すると安心です。
デザインの統一感を保つ
担当者ごとに文字の色や大きさを自由に変えてしまうと、ホームページ全体の印象がばらばらになります。見出しや強調の使い方などを、あらかじめルールとして決めておきましょう。
まとめ｜自社更新とプロのサポートを上手に組み合わせよう
ホームページの更新を自社で行うためのポイントを振り返ります。
- CMSで更新できる範囲と、ログイン情報を確認・整理する
- 営業時間やお知らせなど、重要度の高い情報から優先して更新する
- 担当者・確認者・スケジュールを決め、運用ルールを作る
- パスワード管理やソフトウェアの更新など、セキュリティ対策を続ける
株式会社FLCアドバンスのWEB制作サービスでは、WordPressなどのCMSを活用し、お知らせやブログをお客さま自身で更新しやすいホームページを制作しています。既存サイトの改善やリニューアル、公開後の更新・修正もご相談いただけます。掲載する写真や動画の素材づくりから見直したい場合は、動画制作サービスもあわせてご覧ください。
「今のホームページを自社で更新できるようにしたい」「何から始めればよいか相談したい」という方は、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。