「請求書の発行や入力作業に追われて、本来の仕事に手が回らない」「経理担当者が1人しかおらず、休まれると業務が止まってしまう」。このような悩みを抱える中小企業は少なくありません。そこで選択肢になるのが経理の外注です。
とはいえ、お金に関わる業務を社外に任せることに不安を感じる方も多いはずです。この記事では、中小企業が経理を外注するときに任せやすい業務の範囲、事前に準備しておきたいこと、進め方の手順、注意点を分かりやすく解説します。
経理の外注が中小企業で選ばれる理由
経理は毎月・毎日発生する定型作業が多い一方で、ミスが許されない業務です。少人数の会社では、次のような課題が起こりやすくなります。
- 経理担当者が1人だけで、退職や休職のときに業務が止まる
- 経営者自身が夜や休日に入力作業をしている
- 月末・月初に作業が集中し、ほかの業務が後回しになる
- 経理の経験者を採用しようとしても、なかなか応募が集まらない
外注を活用すると、こうした作業を社外の担当者に分担してもらえます。社内のメンバーは営業や顧客対応など、売上に直結する仕事に時間を使いやすくなります。また、業務の手順を外注先と共有する過程で、作業内容が整理されるという効果も期待できます。
外注しやすい経理業務と社内に残す業務
経理の外注では「すべてを丸ごと任せる」よりも、作業の性質に応じて切り分けるのが現実的です。目安は次のとおりです。
| 区分 | 主な業務 | ポイント |
|---|---|---|
| 外注しやすい | 記帳・データ入力 | 手順を決めやすい |
| 外注しやすい | 請求書の作成・発行 | ルール化で対応可 |
| 外注しやすい | 証憑の整理・保管 | 分類基準を共有 |
| 社内に残す | 支払いの承認 | 最終判断は自社で |
| 社内に残す | 資金繰りの判断 | 経営判断に直結 |
| 専門家に依頼 | 税務申告・税務相談 | 税理士の業務 |
判断が必要な業務は社内か専門家に
支払いの承認や資金繰りの判断など、会社のお金の動きを決める業務は社内に残すのが基本です。外注先には「決められたルールに沿って処理する作業」を任せ、判断は自社で行う形にすると、安心して任せられます。
税務申告や税務相談は税理士へ
税理士法では、税務代理・税務書類の作成・税務相談は「税理士業務」とされ、原則として税理士または税理士法人でなければ行えないと定められています。記帳などの作業を外注する場合でも、申告書の作成や税金の計算に関する相談は税理士に依頼しましょう。どこまでが税理士業務にあたるかは個別に判断が必要なため、迷ったときは顧問税理士などの専門家に確認することをおすすめします。
経理を外注する前に準備したい5つのこと
外注をスムーズに始めるには、事前の準備が欠かせません。最低限、次の5つを整理しておきましょう。
- 任せたい業務の洗い出し：毎日・毎週・毎月の作業を書き出し、それぞれの作業時間と頻度を把握します
- 業務の手順書づくり：使っている会計ソフト、勘定科目の付け方、ファイルの保存先などを文書にまとめます
- 書類の受け渡し方法：紙の領収書を郵送するのか、スキャンしてデータで共有するのかを決めます
- 締め日とスケジュール：月次の締め日、請求書の発行日、データの提出期限を明確にします
- 情報管理のルール：アクセスできるデータの範囲やパスワードの管理方法を決めます
特に手順書は、外注を成功させるうえで重要です。担当者の頭の中にしかないやり方を文書にしておくと、外注先への引き継ぎがスムーズになるだけでなく、社内の業務の属人化を防ぐことにもつながります。
なお、情報管理については「業務委託の情報漏えい対策｜外注前に決めたい社内ルールと手順」で詳しく解説しています。経理データは取引先や従業員の情報を含むため、あわせてご覧ください。
経理の外注を進める6つのステップ
準備ができたら、次の流れで進めると混乱が少なくなります。
- 現状の整理：業務の洗い出しと課題を社内で共有する
- 外注先への相談：任せたい業務と目的を伝え、対応できる範囲を確認する
- 見積もりと契約：業務範囲、納期、責任の範囲、秘密保持を契約書で明確にする
- 引き継ぎ：手順書をもとに説明し、最初の数回は社内と並行して作業する
- 本格運用：定例の打ち合わせやチャットで進捗とミスの有無を確認する
- 見直し：数か月ごとに任せる範囲や手順を見直し、改善する
いきなり多くの業務を任せるのではなく、記帳や請求書の発行など一部の業務から小さく始めるのがおすすめです。うまく回ることを確認してから範囲を広げると、トラブルを防ぎやすくなります。
外注先を探す際は、アウトソーシングサービスのように業務の整理から相談できるところを選ぶと、準備の負担を減らせます。費用は任せる業務の量や内容によって変わります。まずは任せたい業務を整理したうえで、見積もりで確認するとよいでしょう。
経理の外注で失敗しないための注意点
最後に、外注を始めたあとにつまずきやすいポイントと、確認しておきたい制度を整理します。
運用で気をつけたいこと
- 任せきりにしない：毎月の数字は社内でも確認し、異常があればすぐに気づける体制にします
- 責任の範囲をはっきりさせる：入力ミスが起きたときの修正方法や連絡の流れを事前に決めておきます
- 連絡手段を一本化する：メール、電話、チャットが混在すると、依頼の抜け漏れが起こりやすくなります
- 社内の窓口を決める：外注先とやり取りする担当者を1人決めておくと、指示の食い違いを防げます
インボイス制度への対応
2023年10月1日から、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度（適格請求書等保存方式）が始まりました。仕入税額控除を受けるには、原則として取引先から受け取ったインボイスの保存が必要です。請求書の発行や受け取った書類の整理を外注する場合は、登録番号などの記載事項の確認方法を外注先と共有しておきましょう。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法では、メールやインターネット上でやり取りした請求書・領収書などの電子データについて、保存の方法が定められています。紙とデータが混在していると管理が複雑になりやすいため、外注を機に保存のルールを統一するのも一つの方法です。
制度の詳細は国税庁のインボイス制度のページや電子帳簿等保存制度特設サイトで確認できます。自社にどの対応が必要かは、税理士などの専門家に相談しながら判断してください。
また、紙の書類や手作業が多いと、外注しても受け渡しの手間が残ります。書類のデータ化や申請・承認の仕組みづくりもあわせて検討すると、経理業務全体の効率が上がります。業務に合わせた仕組みづくりは、アプリ開発サービスでもご相談いただけます。
まとめ｜経理の外注は「切り分け」と「準備」が鍵
経理の外注を成功させるポイントをあらためて整理します。
- 記帳や請求書の発行など、手順を決めやすい作業から任せる
- 支払いの承認や資金繰りの判断は社内に残し、税務申告や税務相談は税理士に依頼する
- 手順書・受け渡し方法・スケジュール・情報管理のルールを事前に整える
- 小さく始めて、定期的に任せる範囲と手順を見直す
株式会社FLCアドバンスのアウトソーシングサービスでは、当社と業務委託契約を締結し、当社で雇用したスタッフが委託業務を遂行します。スタッフの育成・管理までを当社が一貫して行うため、採用や教育の負担を減らしながら本業に集中できる環境づくりをお手伝いします。
「どの業務を任せられるか分からない」という段階からでも、業務の切り出しを含めてご相談いただけます。経理をはじめとする事務作業の負担にお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。