「帳簿上の在庫数と倉庫の実数が合わない」「棚卸のたびに丸一日つぶれてしまう」「在庫の状況を知っているのが担当者1人だけ」。商品や部材を扱う中小企業では、在庫管理に関するこうした悩みを抱えているケースが少なくありません。
こうした課題の解決策として注目されているのが、在庫管理のアプリ化です。紙やExcelで行っていた入出庫の記録をスマートフォンやタブレットで入力できるようにすると、在庫の状況を社内で共有しやすくなります。この記事では、在庫管理をアプリ化する方法を、導入前の準備から運用までの5つのステップに分けて解説します。あわせて、検討しておきたい機能や、導入時につまずきやすいポイントも紹介します。
在庫管理をアプリ化すると何が変わる？
在庫管理のアプリ化とは、入庫・出庫・棚卸などの記録を、紙の台帳やExcelファイルではなく専用のアプリで管理する方法です。データが1か所にまとまるため、次のような変化が期待できます。
- 入出庫をその場で記録でき、後からまとめて転記する手間が減る
- 在庫数を複数の拠点や担当者がリアルタイムに確認しやすくなる
- 入力ミスや記入漏れに気づきやすくなる
- 過去の入出庫の履歴をさかのぼって確認しやすくなる
一方で、アプリを入れただけで在庫が合うようになるわけではありません。現場で正しく入力される仕組みと、運用のルールがそろって初めて効果が出ます。そのため、導入前の準備がとても大切です。
紙・Excelの在庫管理で起きやすい課題
まずは、今の管理方法にどのような課題があるかを確認しましょう。紙やExcelでの在庫管理では、次のような問題が起きやすくなります。
| 課題 | 起きやすい原因 |
|---|---|
| 在庫数が合わない | 記録漏れや転記ミス |
| 最新の数が分からない | 入力のタイミングがばらばら |
| ファイルが壊れる・消える | 複数人での同時編集 |
| 担当者しか分からない | 管理方法が属人化している |
| 棚卸に時間がかかる | 手作業での数え直しと照合 |
特にExcelは手軽に始められる反面、利用者やデータが増えるにつれて管理が複雑になりがちです。Excel管理を続けるべきか迷っている場合は、Excel管理の限界と業務アプリへ移行するサインもあわせて参考にしてください。
在庫管理アプリで検討したい主な機能
在庫管理アプリに必要な機能は、業種や扱う品目によって異なります。最初からすべてをそろえる必要はなく、自社の課題に合わせて優先順位をつけることが大切です。
基本となる機能
- 商品マスタの登録（品番・品名・保管場所など）
- 入庫・出庫の記録と在庫数の自動計算
- 在庫一覧の表示と検索
- 入出庫の履歴の確認
あると便利な機能
- バーコードやQRコードの読み取りによる入力
- 在庫が一定数を下回ったときの通知
- 棚卸用の入力画面と差異の集計
- ロット番号や使用期限の管理
- CSV形式でのデータの出力
たとえば、品目が多く入力の手間が大きい場合は読み取り機能、欠品を防ぎたい場合は通知機能を優先する、といった考え方です。「現場で一番困っていること」から逆算して機能を選ぶと、使われるアプリになりやすくなります。
在庫管理をアプリ化する5つのステップ
ここからは、在庫管理をアプリ化する具体的な進め方を5つのステップで紹介します。
ステップ1：現状の業務と課題を整理する
誰が、いつ、どのように入出庫を記録しているかを書き出します。あわせて、在庫が合わなくなる場面や、時間がかかっている作業を洗い出しましょう。現場の担当者に聞き取りをすると、管理側からは見えていない課題が見つかることがあります。
ステップ2：管理する品目とルールを決める
アプリ化の前に、品番の付け方や保管場所の呼び方など、データのルールをそろえておきます。同じ商品なのに担当者によって呼び方が違う状態のままでは、アプリにしても正しく集計できません。まずは管理対象を主要な品目に絞って始めるのも1つの方法です。
ステップ3：必要な機能に優先順位をつける
ステップ1で見えた課題をもとに、「必須の機能」と「後から追加したい機能」を分けます。整理した内容は文書にまとめておくと、開発会社との打ち合わせがスムーズになります。整理の方法は業務アプリの要件定義の進め方で詳しく紹介しています。
ステップ4：小さく試して現場の声を反映する
いきなり全社で使い始めるのではなく、特定の倉庫や一部の品目で試験的に運用してみましょう。実際に使ってみると、「ボタンが小さくて押しにくい」「この項目は入力しなくてもよい」といった改善点が見えてきます。現場の声を反映してから対象を広げると、定着しやすくなります。
ステップ5：本格運用と定期的な見直し
本格運用に入ったら、入力のタイミングや担当者などの運用ルールを社内で共有します。運用を始めた後も、棚卸の結果や現場の意見をもとに、定期的に機能や手順を見直していくことが大切です。
在庫管理アプリの導入でつまずきやすいポイント
在庫管理のアプリ化を進める際には、次のような点に注意しましょう。
- 入力が面倒で使われなくなる：入力項目は最小限にし、手袋をしたままでも操作しやすいかなど、現場の環境を考慮する
- 初期データの移行が不十分：アプリに登録する前に、現在の在庫数を実際に数えて正しい状態にしておく
- 紙とアプリの二重管理が続く：切り替えの時期を決め、記録の方法を一本化する
- 通信環境を確認していない：倉庫や作業場で電波が届きにくい場所がないかを事前に確かめる
また、在庫の記録や棚卸の作業そのものに人手が足りない場合は、アプリ化とあわせて業務の一部を外部に任せる方法もあります。社内の負担をどう分担するかも含めて、無理のない運用体制を考えておきましょう。
まとめ：在庫管理のアプリ化は「現場で使える仕組み」づくりから
在庫管理をアプリ化すると、在庫の状況を共有しやすくなり、転記や集計の手間を減らすことにつながります。最後に要点を振り返ります。
- まずは紙やExcelでの管理の課題を具体的に洗い出す
- 品番や保管場所など、データのルールを先にそろえる
- 機能に優先順位をつけ、必要なものから小さく始める
- 試験運用で現場の声を集め、改善してから対象を広げる
株式会社FLCアドバンスでは、「何を作るべきか」という企画・要件整理の段階からご相談をお受けしています。在庫管理のような社内向けのWEBアプリケーションも、まずは必要最小限の機能で始め、利用状況を見ながら段階的に機能を追加していく進め方が可能です。詳しくはアプリ開発サービスのページをご覧ください。
また、データ入力などの事務作業を自社雇用のスタッフが支えるアウトソーシングサービスもご用意しています。「在庫管理を見直したいけれど、何から始めればいいか分からない」という段階でも構いません。まずはお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。